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北京市司法局关于印发《北京市公证档案管理办法》的通知

时间:2014-02-21

北京市司法局文件

 

 

  京司发2014102

 

 


北京市司法局关于印发

《北京市公证档案管理办法》的通知

 

各区县司法局,市公证协会,各公证处:

为了规范我市公证档案管理工作,现制定了《北京市公证档案管理办法》,并经局长办公会审议通过。现印发给你们,请认真学习并遵照执行。

 

                                    

                  

                                 北京市司法局

        2014年2月18日  

 

 

 

北京市公证档案管理办法

 

第一章 总则

第一条 为加强公证档案的规范化管理和科学利用,根据《中华人民共和国公证法》、司法部和国家档案局制定的《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》,结合北京市公证工作实际,制定本办法。

    第二条 本办法适用于北京市公证机构的公证档案管理工作。

    第三条 本办法所称的公证档案是指公证机构从事公证业务活动而直接形成的文字、图表、声像及物品等各种形式的历史记录。

第四条 公证机构应当贯彻执行国家有关档案、保密的规定和制度,并接受同级和上级司法行政机关、档案行政管理机关以及公证协会的指导和监督。司法行政机关应当对公证机构档案管理情况定期检查,并将检查情况纳入公证机构年度考核范围。

第五条 公证机构在制度、经费等方面应确保公证档案工作顺利开展,配备专职或兼职档案管理人员。

    第六条 公证档案管理人员的职责是:

  (一)收集、整理、保管和统计本处的档案,做好档案的接收、移交和登记,并开展档案利用工作;

  (二)指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档;

  (三)进行档案鉴定;

  (四)接受司法行政机关和档案行政管理部门的业务指导和监督,定期汇报档案工作情况;

  (五)收集与公证档案业务有关的资料;

  (六)完成职责范围内的其他工作和领导交办的其他任务。

第二章 立卷和归档

第七条 公证机构办理公证,应当填写公证登记簿,建立分类登记制度。

登记事项包括:公证书编号、公证事项类别、当事人姓名(名称)、代理人(代表人)姓名、受理日期、承办人、审批人(签发人)、结案方式、办结日期等

公证登记簿按年度建档,应当永久保存。

    第八条 公证机构在出具公证书后,由承办公证员负责将公证文书和相关材料在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

    公证机构其他工作人员协助立卷的,应由承办公证员审查签名或盖章确认。

    第九条 公证案卷的排列顺序应为:

  1.卷宗封面;

  2.卷内目录;

  3.公证书正文;

  4.公证书签发稿;

  5.公证书译文;

  6.公证申请表;

  7.当事人的身份证明;

  8.当事人提供的有关证明材料;

9.当事人申请证明的文书材料原件,如遗嘱、合同、委托书等;

10.受理通知单、告知书;

  11.接待当事人的询问笔录;

  12.公证处审查、调查所取得的证明材料;

  13.其他有关材料;

  14.公证员承办公证事项的报批表;

  15.公证书发送回证;

  16.公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见;

17.备考表;

    18. 附件袋(证物袋);

  19.卷底。

    第十条 公证机构在作出不予办理公证、终止公证的决定后,由承办公证员负责将相关材料在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

案卷材料,应按照公证活动的时间先后顺序排列。公证人员对终止公证事项原因的记录,或当事人申请撤回的书面材料,排在全部文书材料之后。

    第十一条 任何人不得将公证档案有关材料据为己有或无正当理由到期不予归档。

    第十二条 案卷封面可打印或书写,卷内目录要按卷内文件材料的排列顺序逐项填写清楚。

    第十三条 公证复查、公证协会投诉处理、以及涉及该公证事项的民事诉讼结果等需要说明的情况应在备考表内记载。

    公证质量检查的情况也可以记载在备考表中。

    第十四条 卷宗一卷编一个流水号,卷内材料要使用阿拉伯数字逐页编页号。卷内材料两面都有字的,应在正面的右上角和背面左上角编页号。

第十五条 档案装订前要进一步整理,对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面,档案中内容相同的文书材料一般只存一份,重复的文书材料应剔除,但有领导批示的除外。

第十六条 立卷材料统一使用A4规格的办公用纸,只能用碳素墨水和蓝黑墨水书写。

    第十七条 材料装订部位过窄或有字迹的,要用纸张加衬边粘贴,粘贴处均应盖骑缝章。纸面过大的材料,要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。

第十八条 随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案,应在每盘磁带、光盘等存储介质上注明当事人的姓名、内容、公证书号、公证卷宗档案编号、录制人和录制时间,逐盘登记造册归档。能够附卷的要封装在附件袋中。

第十九条 对不能附卷归档的证明原件或者实物证据,应制作证据目录,将物证照片及有关物证的名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等文字说明留存附卷,在备考表内注明。

第二十条 卷宗活结处必须粘贴各公证机构档案封签,封签贴好后,在骑缝线上加盖立卷人印章和公证机构档案管理专用章。

第二十一条 送交归档的档案必须材料齐全、内容完整、顺序正确、规格统一、装订符合要求。

第二十二条 档案管理人员要对移交的档案进行严格检查,凡不符合有关规定要求的,一律退还给立卷人重新整理。

第二十三条 公证档案按国内民事、国内经济、涉台、涉港澳、涉外民事、涉外经济和事务公证类文书分类保管。涉及国家机密和个人隐私的公证事项均应列为密卷,并加盖密卷章。

第二十四条 公证档案应按照从左至右依次排列,同类、同保管期限的卷宗按流水号顺序排列在柜内。每个档案柜应标明卷宗类别和柜号,用以备查。

第二十五条 公证机构应实行公证档案电子化管理。卷宗在归档之前要扫描备份。

第二十六条 电子数据档案应采用两种方式备存。涉密卷宗电子档案应符合国家保密规定单独存档。

第二十七条 卷宗封皮等档案管理物品由北京市公证协会统一格式和标准,全市公证机构参照印制使用。

第三章 档案保管      

第二十八条 档案室必须是独立专用房间,安全坚固。公证机构要按照有关档案管理规定采取有效防护措施,逐步采用先进技术设施,必须做好防火、防盗、防高温、防潮、防鼠、防虫、防污染、防磁化、防震、防雷击等工作,切实保障档案安全。                                                                                                                                                                     

第二十九条 库房内要有足够的合乎要求的档案装具,档案不得随意堆放;库房要保持清洁整齐,注意空气流通。

第三十条 档案室应保持适宜的温湿度,即温度14℃—24℃,相对湿度45—60%。备用温湿度计,有测量记录,对不适宜的温湿度要采取措施进行调整。

第三十一条 录音带、录相带、光盘等声像档案,应单独存放保管,防止磁化,并根据保管期限定期复制。

第三十二条 电子文件载体的档案保管要参照专业技术标准进行,独立存放于防磁、防光的空间中。保存设备与技术要及时更新,与科技手段发展保持一致。

第三十三条 非管理人员不准进入档案室,钥匙由管理人员妥善保管,不得交他人使用。

    第三十四条 档案管理人员对库藏档案应经常检查和清点,做好清点检查记录,发现问题,及时报告,并采取措施予以处理。

    第三十五条 档案人员调动工作的,应在离职前完成档案移交工作,办理交接手续。

 

第四章 档案借调与查阅

第三十六条 公证机构应制定公证档案借阅制度,借阅档案必须按照规定履行批准和登记手续,并及时归还。借阅人员必须严守保密制度,不得违反规定向任何人提供档案或扩大利用范围,不得向他人泄露档案内容。

第三十七条 凡经批准允许查阅的公证档案,可以摘抄或复印所查阅的内容。所有摘抄或复印的材料须经相关工作人员核实后方可盖章确认。

第三十八条 本单位公证人员因工作需要,在履行借阅登记手续后,可以借阅一般公证档案。借阅非本人承办的密卷卷宗档案,须经公证机构负责人批准。

第三十九条 各公证机构之间因办证需要,在出具公函并履行借阅登记手续后,可查阅一般公证档案。查阅密卷卷宗,除出具公函并履行借阅登记手续,还须经保管该卷宗的公证机构负责人批准。

    第四十条 人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要,要求查阅有关档案的,应出具正式查卷函件,经公证机构负责人批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的,应由公证机构报经同级司法行政机关批准。借出时要交点清楚,办理正式借据,并限期归还。

    除人民法院、人民检察院和有关国家机关外,其他单位和个人一般不得借阅和查阅公证档案。因特殊情况必须查阅的,须由公证处报经同级司法行政机关批准。

第四十一条 公证事项的当事人要求查阅相关公证卷宗的,应当向公证机构提交本人身份证明、户口簿,经公证机构负责人批准后,可查阅本人提交给公证机构的证明材料和公证机构所记录的与当事人谈话笔录。

    律师因诉讼代理的需要申请查阅公证档案的,应向公证机构提交身份证明、律师执业证、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅公证档案的声明,经公证机构负责人批准后,可查阅公证事项当事人提交给公证机构的证明材料和公证机构所记录的与当事人谈话笔录。

第四十二条 借阅人归还档案时,档案管理人员如发现案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增删、污损等,应及时向公证机构负责人汇报并追查责任人。

   

第五章  保管期限

第四十三条 公证业务档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。

    第四十四条 凡属于需要长远查考、利用的公证业务档案,列为永久保管。

    凡属于在长时期内需要查考、利用,作为证据保存的公证业务档案,列为长期保管,保管期限为六十年。

凡属于在一般时间内需要查考、利用,作为证据保存的公证业务档案,列为短期保管,保管期限二十年。

    第四十五条 具体公证业务档案保管期限的确定,由承办公证员提出意见,经公证机构负责人同意后交档案室归档。

    第四十六条 公证业务档案的保管期限,从该项公证事务办结和终止后的下一年起算。

第四十七条 公证机构档案目录登记簿、档案收进登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记薄、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。

 

第六章 销毁和移交

    第四十八条 公证机构应定期对保管期限已满的公证档案保存价值进行鉴定。鉴定工作应由公证机构负责人、档案管理人员和公证员组成鉴定小组,对卷宗进行审查,提出处理意见。

    第四十九条 经鉴定,对仍有保存价值的案卷,应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案要登记造册,经同级司法行政机关和档案管理机关批准后销毁。

    第五十条 为防止遗失和泄密,销毁档案应由两人负责监销,监销人要在销毁清册上签字。

销毁报告和销毁清册应立卷存档永久保管。

    第五十一条 公证机构设置变更时,应对公证档案进行清理,并按下列办法处理:

  (一)撤销的公证机构的档案,应向同级地方档案馆移交或由同级或上级司法行政机关代管;

  (二)一个公证机构划分为几个公证机构的,其公证档案由一个公证机构代管或向同级地方档案馆移交;

  (三)几个公证机构合并为一个的,各公证机构档案应移交给合并后的公证机构,或分别向同级地方档案馆移交;

(四)公证机构撤销或合并时,没有办理完毕的公证事项,可移交给新的公证机构继续办理,并作为新的公证机构档案加以保存。

 

第七章 附则

第五十二条 本办法未尽事宜,按照《中华人民共和国档案法》以及司法部、国家档案局制定的《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》等有关法律法规规定执行。

第五十三条 本办法由北京市司法局负责解释。

    第五十四条 本办法自2014年4月1日起施行,有效期至2019年4月1日。

 

 

 

 

 

 

 

 

  北京市司法局办公室                       2014年2月19日印发   

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