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扎实稳妥有序推进2014年首轮公证质量检查初评工作接近尾声

时间:2014-06-10

 

 

    按照全国司法厅局长会议精神及全局重点工作安排,根据《关于开展全市公证质量管理建设年活动的工作方案》(京司发【2014】101号)及《北京市司法局关于公证质量检查的若干规定》(京司发【2014】104号)工作部署,3月11日,市司法局组织召开2014年公证质量检查工作部署会,全面启动年度公证质量检查工作。

    此次质量检查上下半年各进行一轮,由公管处组织市、区(县)两级公证管理人员及经验丰富的退休公证员,采取分组抽查、交叉评卷、疑点讨论、现场反馈的方式完成初查,根据初查结果及公证机构提交的情况说明,公管处研究确定公证卷宗检查结果并向公证机构反馈,公证机构对结果仍有异议可申请复查,由公管处组织司法部、中公协、市局、公证协会相关人员进行复查并确定最终结果。

    4月2日至今,公管处组织市局9人、协会4人、区县局9人、退休公证员2人共24人分两组,对全市25家公证机构249名执业公证员共718本公证业务卷宗进行抽查,重点检查强制执行类、继承类公证书。

    初评工作呈现出三个特点:

    (一)加强制度建设,做到“有据可依”

    年初,市司法局先后出台《关于规范和加强市属公证机构财务管理工作的意见》、《关于开展全市公证质量管理建设年活动的工作方案》、《关于公证质量检查的若干规定》、《公证档案管理办法》、《公证业务表格和文书格式》等相关文件;市公证协会研究制定遗嘱、继承等信访投诉多发公证事项办理规则和业务指引、公证行业执业纪律处分规则,为加强公证质量管理、促进公证行业自律提供依据。

    (二)优化人员配置,做到“有人来查”

    市局公管处采取三项措施优化检查组人员配置,确保评查质量。一是配合全系统社区矫正和律师公证管理人员岗位练兵活动,主动加强与区县局沟通协调,将区县公证管理人员参与质量检查作为岗位练兵重要内容,要求各区县合理安排工作、选派精兵强将参与质量检查。二是充分发挥公证行业“两结合”管理体制优势,邀请公证协会从事规范性文件起草、信访投诉接待的一线工作人员参与质量检查。三是邀请长期从事公证业务、了解行业动态、熟悉一线情况的退休公证员参与质量检查。

    (三)完善检查流程,做到“有序去查”

    总结往年公证质量检查经验,市局公管处继续强化流程控制,制定《北京市司法局公证工作管理处关于公证质量检查程序的规定》,实现“三个结合”。一是行政管理与行业自律相结合,针对质量检查中出现的类型问题,公证协会组织开展专题调研,出台业务操作规范,完善质量管理;二是质量检查与年度考核相结合,加大质量检查结果在考核中占比;三是行政检查与机构自查相结合,市司法局负责组织实施全市公证质量检查;区县局组织实施本地区公证质量检查;同时要求各公证机构积极开展内部公证质量检查工作。

    通过初评发现,各公证机构办证质量较往年有明显提升,但仍在规范性方面存在一些共性问题。根据市局关于公证质量检查程序的规定,目前已向公证机构反馈初评情况,并要求各公证机构对初评结果提交书面情况说明。下一步,市局公管处将对检查组的初评结果和公证机构的书面说明进行研究评议,确定公证卷宗得分并及时向公证机构书面反馈公证卷宗检查结果。

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