一是坚持创新,转变检查思路。此次大检查活动以“公证执业监督与业务指导相结合、检查与调研相结合”为指导思想,不仅查阅公证卷宗,而且检查公证机构的内部制度建设及其执行情况,将公证管理、业务指导、行业调研融入到质量检查工作之中,提高了工作效能。
二是求真务实,转变检查方式。本次检查活动在形式上突破了以往一至两个月集中检查、仅查阅公证卷宗的模式,而采取了持续、全面开展检查的做法,从3月起至10月,公管处成立检查组,每周检查一、二个公证处,对公证处的公证卷宗以及质量监控、组织建设、人员管理等内部制度进行全方位检查,对公证处的服务情况进行电话回访。在检查结果的反馈方式上,除了当场反馈意见以外,还将检查结果整理汇总后以书面形式就公证机构内部制度建设中存在的不足、公证卷宗中的问题和电话回访情况分别向区县司法局和公证处进行反馈,将以往“点对面”即全市一个总结通报转变为“点对点”即每个公证处一个反馈意见,力求取得实效。
三是深化监管,转变检查结果使用。本次大检查活动将与公证机构年度考核工作紧密结合,检查结果将作为公证机构年度考核测评的重要依据,质量检查工作被纳入到公证监管体系之中。这与以往仅对当年公证质量检查结果进行总结的做法有所不同,有利于实现对公证机构和公证员执业活动的全方位监管。
2月25日,公管处下发《关于开展2008年全市公证质量检查工作的通知》,明确了检查方式、检查范围和时间安排。3月5日-12日,处领导亲自带队到恒信公证处、嘉诚公证处和中信公证处采用随机抽取公证卷宗的方式,对公证员的办证情况以及公证处各项内部制度及其执行情况进行了检查,并就提高公证公信力、服务奥运安保、积极构建满足民生需求的公证法律服务体系等问题提出了要求。公证处负责人及工作人员对这种检查方式表示欢迎,与检查人员就实践中存在的问题进行了交流。